Scouting Paulus verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. Privacybeleid Scouting Nederland In het Privacybeleid Scouting Nederland wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Paulus via ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland. Het Privacybeleid Scouting Nederland is erug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via www.scoutingpaulus.com of via een papieren inschrijfformulier. De gegevens die via het (web)formulier ingevuld zijn, worden direct per e-mail verzonden naar de betreffende speltakleiding. Enkel de ledenadministratie en speltakleiding hebben inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online (SOL). Voor Scouts Online, zie het Privacybeleid Scouting Nederland op www.scouting.nl/privacy. Het papieren inschrijfformulier wordt na verwerking in Scouts Online (SOL) vernietigd.

Gezondheidsinformatie opkomsten, activiteiten en kampen

Scouting Paulus hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. In sommige situaties is het voor de reguliere opkomsten noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik.

Scouting Paulus mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders en verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan de speltakleiding. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger. Ook voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik.

Hiervoor wordt gebruikgemaakt van een algemeen gezondheidsformulier dat per scoutingseizoen (een schooljaar) op papier dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders / verzorgers. De ingeleverde gezondheidsformulieren worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor de (bege)leiding van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt na afloop van ieder scoutingseizoen vernietigd. De medische gegevens worden nooit met derden gedeeld.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren is vereist dat de kosten tijdig naar het bankrekeningnummer van de betreffende speltak worden overgemaakt. Voldoening van de bedragen wordt verder verwerkt binnen Scouting Paulus. Per speltak wordt (niet langer dan noodzakelijk) per termijn van contributie of per activiteit een overzicht bijgehouden met welk jeugdlid wel/niet heeft betaald. Uitsluitend de penningmeester van desbetreffende speltak en de penningmeester van Scouting Paulus hebben inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over zowel een fysieke als digitale lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de (bege)leiding de ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor de (bege)leiding van de betreffende speltak. De fysieke lijsten worden in een afgesloten ruimte bewaard en bij overstap naar de volgende speltak of beëindiging van het lidmaatschap vernietigd. De digitale lijsten zijn beveiligd door een wachtwoord. De digitale gegevens van het jeugdlid worden bij overstap naar de volgende speltak of bij beëindiging van het lidmaatschap verwijderd uit de digitale lijst. Voor noodzakelijke uitvoering van het lidmaatschap en uitvoeren van activiteiten kunnen de gegevens op het inschrijfformulier worden gedeeld met derden.

Website

Op de website is het inschrijfformulier voor nieuwe leden te vinden (zie ‘lidmaatschapsregistratie’, alsook het afmeldformulier voor als een jeugdlid verhinderd is. Deze gegevens worden niet op de website opgeslagen maar gaan direct per e-mail naar de speltakleiding.

De website bevat ook een pagina voor het bestellen van kleding. Voor de verwerking van de bestelling worden de naam van het jeugdlid, speltak en email-adres opgeslagen. Deze gegevens worden opgeslagen in een beveiligde database en zijn enkel inzichtelijk voor de personen betrokken bij de verwerking en betaling van de bestelling en de webmaster van de website. Deze gegevens worden gedurende maximaal een jaar bewaard voor volledige afwikkeling van de bestelling. Op verzoek kunnen deze gegevens eerder worden verwijderd. De bestelgegevens worden niet gedeeld met derden.

Beeldmateriaal

Scouting Paulus maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten. Bedoeld als herinnering voor onze leden en hun ouders/verzorgers en ten behoeve van de promotie van Scouting Paulus. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende (jeugd)lid. Toestemming kan ten allen tijde worden ingetrokken.

Het beeldmateriaal wordt geplaatst op de website en is beveiligd met een wachtwoord dat regelmatig wordt gewijzigd en alleen kenbaar wordt gemaakt aan (jeugd)leden, speltakleiding en ouders/verzorgers. Een kleine selectie foto’s zal gebruikt worden voor promotiedoeleinden en dus niet beveiligd zijn met een wachtwoord.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) reageert Scouting Paulus binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via info@scoutingpaulus.com. Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen. Het recht op inzage in gegevens (SAR) kan ieder jeugdlid zelf via Scouts Online (SOL).

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting Paulus is terug te vinden via www.scoutingpaulus.com/privacy en op te vragen via het secretariaat op info@scoutingpaulus.com.